Checklistor

10 praktiska hållpunkter du bör tänka på inför ditt arrangemang

• Är lokalen klar?

Har du bokat lokalen och fått din bokning bekräftad? Är lokalen besiktad och godkänd för att användas? Hur är det med städning och eventuell teknisk utrustning som kan behövas?

• Har du bokat egen teknisk personal?

Behöver du bärhjälp till bygg- och riv för att kunna ta emot föreställningen? Boka det enligt önskemål från turnerande ensemble.

• Marknadsföringsmaterial

Tänk på att i god tid rekvirera affischer och övrigt marknadsföringsmaterial från producenten.

• Kontakt med turnéledare / teknisk samordnare

Ta kontakt med den ansvarige turnéledaren för att försäkra dig om att allt kommer att klaffa och förvissa dig om vilka tider som gäller. Informera och diskutera om du har tänkt dig eventuella specialarrangemang i samband med föreställningen.

 • Mottagande av ensemble

Ta emot den gästande ensemblen vid ankomsten till lokalen och visa dem tillrätta om det skulle behövas. Informera dem om kvällens publik med eventuella specialgrupper eller annat som är bra för dem att veta.

• Lämplig förtäring för teknisk personal under dagen och i paus

En föreställningsdag kan vara lång och innehåller många arbetskrävande moment. Se till att det finns lämplig förtäring med fika och mackor på plats under hela dagen. Fika för pausen bör också finnas bakom scenen eller i logerna.

• Eventuella kringarrangemang i foajé eller café

Förbered och lägg gärna ner lite extra ansträngning på att publiken ska trivas i foajé och café inför föreställningen och i pausen. Ett generöst välkomnande av publiken innebär alltid en extra bonus och höjer kvalitén på kvällen. Har du grupper eller sponsorer som beställt särskilda förutsättningar måste detta också vara förberett.

• Ta emot och välkomna publiken

I foajén uppstår nästan alltid frågor om allt mellan himmel och jord som måste få svar. Det är viktigt att du finns där för att underlätta för besökarna.

• Tacka ensemble och övrig turnépersonal

Efter föreställningens slut är det viktigt att ”knyta ihop säcken” tillsammans med ensemblen. Har allt fungerat? Vilka upplevelser har de haft? Viktiga erfarenheter finns alltid att ta med sig till nästa arrangemang.

• Förbereda föreställningsrapport

Det underlättar för dig om du har förberett ditt efterarbete av kvällens arrangemang. Finns det särskilda krav på redovisning etc. Vad behöver producenten? Vad vill dina sponsorer veta?

 

10 tips för marknadsföring av ditt arrangemang

Dessa tio punkter kan fungera som bra hjälpmedel för dig när du vill få publik till ditt arrangemang. Eftersom behoven kan variera beroende på storlek på arrangemang, lokal eller publik så kan du variera och prioritera bland insatserna.

• Upprätta marknadsplan med tydlig tidsaxel

Vid större arrangemang är det viktigt att ha en plan där olika marknadsföringsaktiviteter kan läggas in. Utskick, ombudsträffar, affischer, annons, sponsorbesök m.m. Med en tydlig tidsplan finns det chans för dig att ta ställning till prioriteringar (vad du kan och ska göra) och hur mycket tid du kan lägga på det.

• Utskick till ombud och medlemmar samt eventuella specifika målgrupper

Att tidigt kommunicera med de som är dina mest trogna kontakter eller kunder är viktigt. Kom ihåg att utskick och information kan ske både via post, e-mail och sociala medier t.ex. Facebook. Med tidig information kanske du t o m får några som kan rycka in och hjälpa till med något. Specifika målgrupper kan variera beroende på innehållet i programmet.

• Utskick till skolor och liknande institutioner i kommunen.

De stora institutionerna i din kommun (skolor, kommunalförvaltning, sjukhus etc) är viktiga potentiella publik- och stödgrupper. Till dem måste information komma i god tid och kanske på flera olika sätt. Via besök, strategiska utskick, massutskick etc. Glöm inte att bifoga länkar till filmklipp om föreställningen eller till produktionens hemsida.

• Finns möjligheter till studiebesök eller annan fördjupning för publikgrupper?

För många publikgrupper är möjligheten till fördjupad kontakt eller kunskap en extra och efterfrågad bonus som ökar intresset för ett föreställningsbesök radikalt. Undersök med producent/turnéläggare vilka möjligheter du har att kunna erbjuda något sådant.

• Presskonferens 

Presskonferens bör du kalla till ungefär en vecka före evenemanget. Helst i anslutning till bästa ”tidningsläsardagen”. Tidningsreklam är dyrt men skrivna artiklar kostar ingenting. Hör med producent/turnéläggare om färdigt pressmaterial, bilder, tidigare recensioner etc.

• Ha koll på biljettförsäljningen. Även på föreställningsdagen.

Det är viktigt att veta hur biljettförsäljningen går för att veta om du måste göra extra insatser i din marknadsföring eller vidta någon annan åtgärd.

• Bjud in recensenter och / eller andra viktiga personer

Bjud in viktiga personer i din kommun till evenemanget. Den allra bästa marknadsföringen får du via djungeltrumman när människor pratar om vad de varit med om. Det kan ha stor betydelse inför ditt nästa arrangemang.

• Ha koll på affischering och utskick

Både affischering och utskick kan behöva göras i flera olika omgångar. Ha koll på att affischer finns på strategiska ställen och viktiga arbetsplatser och åtgärda om det verkar behövas. Likadant med om ett extra utskick behöver göras. Affischera i foajén samt dela ut information om kommande program. I foajén har du ett utmärkt tillfälle till positiv kontakt med människor som har valt att komma till ditt evenemang. Information om kommande händelser är därför extra viktiga och fungerande just där.

• Skaffa ambassadörer

Engagera gärna ungdomar eller andra intresserade människor i ditt evenemang. Det kan t.ex. vara dansintresserade ungdomar som kan sprida information i sina nätverk när du arrangerar en dansföreställning. På så sätt har du möjlighet att nå ut till fler och målgruppsrikta din marknadsföring utan att din egen arbetsinsats blir för stor.

• Skapa bra totalupplevelse för publiken

Det finns mycket att vinna om du kan ge publiken en känsla av att bli väl omhändertagen och att de får vara med om en kvalitativ upplevelse på flera sätt. Kringarrangemangen, t.ex. introduktion eller eftersnack, i servering och foajé har en jättestor betydelse för helheten och känslan av en lyckad kväll.

Om du har frågor eller känner att du behöver hjälp och stöd kring marknadsföringen – tveka inte att höra av dig till producenten/turnéläggaren!